A partir del primero de enero de 2011, todo emprendedor, empresa o proveedor que extienda facturas o recibos por un monto mayor a $2,000 pesos, tendrá que hacerlo a t ravés de la expedición de un comprobante fiscal digital (CFD), o mejor dicho: factura electrónica. Pero, ¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica, también llamada comprobante fiscal digital o e-factura, es un documento en formato electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles por la SHCP a las facturas tradicionales, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido entre otras cosas. En resumen, es la versión electrónica de las facturas tradicionales de papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
En realidad es más sencillo de lo que parece, así que no hay porque preocuparse. Para que las micro, pequeñas y medianas empresas (PyMES) puedan cumplir con el requisito del Servicio de Administración Tributaria (SAT) se puede realizar a través de una inversión muy pequeña. A su vez, una infraestructura de cómputo y sistemas o adquirir un software o una aplicación un poco más costosa, está dirigido para las medianas y grandes empresas.
A partir de la reforma del Código Fiscal de la Federación el 28 de junio de 2006, se establecieron las bases de regulación para la prestación de servicios de emisión y envío de comprobantes fiscales digitales. Con esa reforma y con la publicación de las reglas específicas en meses posteriores en la Resolución Miscelánea Fiscal, el SAT anuncia tres formas de facturar electrónicamente en México:
1. Facturación por medios propios: consiste en la generación de facturas en las instalaciones de la empresa emisora.
2. Facturación por medio de un proveedor autorizado por el SAT para proveer el servicio de emisión y entrega de Comprobantes Fiscales Digitales: consiste en la emisión y entrega de comprobantes fiscales digitales por parte de una entidad fuera del domicilio fiscal de la empresa, por medios electrónicos y de manera completamente digital.
3. Facturación por medio de la aplicación gratuita del SAT: Micro-E: Diseñado para personas físicas y morales dedicadas a actividades empresariales, prestación de servicios profesionales o arrendamiento de bienes inmuebles cuyos ingresos anuales no son mayores de cuatro millones de pesos. Este servicio no tiene costo. Es posible además, llegar el control de las operaciones y las obligaciones fiscales.
Pongamos un ejemplo:
Si una micro o pequeña empresa genera en promedio unas 10 facturas al mes, no le conviene adquirir un software que cuesta 10,000 pesos o más. Para estos casos le conviene más recurrir a los servicios de un Proveedor Autorizado de CFD (PAFCD) certificado por el SAT, el cual se encarga de emitir las facturas, enviarlas al cliente y mantener un registro de las mismas. Este proveedor maneja estándares de seguridad, para garantizar que la factura es auténtica, integra y única.
El costo promedio por factura es de $3.50 pesos, de modo que el costo mensual por facturación sería de $35 pesos.
Ahora bien, para el caso de las empresas medianas y grandes que emiten cientos o miles de facturas, por lo general cuentan con infraestructura de cómputo y personal de sistemas, facturación y personas encargadas de la administración de los recursos, por lo que la opción de adquirir un software o contratar los servicios de facturación electrónica especializados en el procesamiento de grandes volúmenes es su mejor opción. Solo es importante destacar que estos deben estar certificados por el SAT, para poder brindar estos servicios.
¿Por qué tengo que cambiar a facturas electrónicas?
Esto se basa en el cambio contemplado en la Reforma Fiscal 2009 y es transitoria hasta el 1° de enero del 2011, es decir, tenemos todo el año 2010 para prepararnos. ¡Solo no te confies!
Además, porque los Comprobantes Fiscales Digitales son parte de la estrategia del Gobierno Federal en materia de Fiscalización y cobro de Impuestos. Además, porque ofrece beneficios a las empresas y negocios, como pueden ser ahorros en gastos de procesamiento de grandes volúmenes de facturas, tanto en la emisión como en la recepción de documentos, como en el envío y el resguardo de los documentos.
El SAT se ve beneficiado en gran medida al tener un mejor control de las facturas emitidas en México dado que administra la generación de los folios para cada contribuyente. Si a esto sumamos que cada contribuyente debe entregar un Reporte Mensual de Folios indicando cuáles a usado y cuánto ha facturado, el Gobierno sabe cuántos folios se han usado, cuánto se ha facturado y a quién. Y si esto se combina con el DIOT (Declaración Informativa de Operaciones a Terceros) que es obligatoria también, el SAT, en pocas palabras, sabe en todo momento y en tiempo real cuánto IVA debe pagar el contribuyente.
Algunos de los beneficios
El ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas, (dependiendo del volumen de la empresa) en promedio sería de entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:
• Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
• Ahorro en el gasto de papelería.
• Facilidad en los procesos de auditoría.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
• Menor probabilidad de falsificación.
• Agilidad en la localización de información.
• Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
Un beneficio adicional es que una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología y herramientas, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.
En los últimos cinco años, del 31 de enero de 2005 al 31 de marzo de 2010, un total de 30,204 contribuyentes emitieron comprobantes fiscales digitales; el 65% (19,705) fueron personas físicas y el 35% restante (10,453) fueron personas morales, según cifras del SAT. En este periodo se emitieron casi 524 millones de facturas electrónicas o CFD (523,737, 917).
El número de contribuyentes que han adoptado el uso de la factura electrónica es reducido, si se toma en cuenta que en México existen alrededor de 3.7 millones de empresas (unidades económicas), según datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), y que sólo 719,000 estaban registradas en el Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM) en el 2009.
Con todo esto, es importante que te vayas informando para dar el mejor servicio en tu negocio y estar al día en todas las actividades que el SAT demanda para las PyMES. El cambio será para tu beneficio en el cual podrás tener un mejor control de tu documentación.
Fuentes:
http://factura-electronica-mexico.com/
http://www.cnnexpansion.com/emprendedores/2010/05/10/pyme-factura-electronica-sat-expansion
http://es.wikipedia.org/wiki/Factura_electr%C3%B3nica
http://facturacionelectronica.mobi/
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